Saber se organizar no ambiente de trabalho é fundamental a qualquer profissional que busca executar suas tarefas e atividades com afinco, dedicação e excelência. Trata-se de uma competência que faz grande diferença não só no dia a dia, como na carreira como um todo.
A organização nos ajuda a controlar melhor o uso do tempo, planejar tarefas e trabalhos e, consequentemente, ter um dia de trabalho mais produtivo também. Por isso, se você se considera um profissional desorganizado, separei trinta dicas que podem ajudar a adquirir este hábito. Confira abaixo:
Conteúdos
1 – Organize sua mesa de trabalho
Manter sua mesa de trabalho organizada é fundamental para o bom andamento das atividades e tarefas do dia a dia. Uma mesa arrumada evitará distrações e, principalmente, que você perca tempo procurando papeis e documentos importantes para o seu trabalho.
2 – Torne a organização um hábito
Outra dica importante é deixar que a organização faça parte da sua rotina e acabe se tornando um costume constante. Para isso, procure guardar seus objetos de trabalho em seus devidos lugares assim que terminar de usá-los e, principalmente, deixar seu ambiente arrumado ao fim de cada expediente. Assim, na manhã seguinte, você não perderá tempo tentando ordenar a bagunça antes de iniciar suas atividades.
3 – Diminua seus materiais
Pode não parecer, mas essa é uma dica importante. Para ser mais organizado, procure reduzir a quantidade de materiais dispostos em sua mesa de trabalho e diminuir o número de papeis que aglomera durante o dia. Exemplo disso é substituir os documentos impressos por digitais, assim será mais fácil organizar sua papelada por datas, prazos etc.
4 – Planeje suas atividades diárias
Planejamento é uma palavra fundamental a qualquer profissional que busca adquirir o hábito da organização. Para isso, todo o dia busque administrar o seu tempo separando suas tarefas entre importantes, urgentes e circunstanciais. Isso evitará que você se perca em meio a tantas coisas a fazer e lide melhor com seus prazos e metas sabendo o que executar primeiro.
5 – Tenha uma rotina diária
Criar uma rotina diária é fundamental para, aos poucos, ir se tornando mais organizado com relação ao trabalho. Para isso você pode fazer uso de agendas ou bloco de notas e ir anotando cada tarefa para evitar se esquecer.
Ao chegar a seu trabalho, por exemplo, responda seus emails, verifique compromissos e reuniões, e as atividades que precisará entregar ao longo do dia. Aos poucos, isso se tornará seu hábito e não precisará mais fazer uso destes utensílios.
6 – Comece cedo
Chegue uns minutos mais cedo na empresa para que o processo de organização não tome o tempo do seu trabalho e acabe prejudicando as suas atividades e entregas.
7 – Priorize as atividades do dia
Para uma melhor gestão do tempo, liste as suas atividades do dia e priorize aquelas de maior importância e que afetam diretamente a entrega dos resultados.
8 – Limite o tempo de cada tarefa
Uma vez priorizadas as tarefas, limite o tempo de cada uma delas. Dessa forma, você saberá quais atividades demandarão mais tempo e como se programar para que todas sejam realizadas dentro do cronograma estipulado.
8 – Evite distrações
Redes sociais, conversas paralelas, uso de telefone e celular, pausas extensas para o lanche ou café, tudo isso influencia negativamente na produtividade e no final das contas, pode fazer muita diferença na entrega dos resultados.
9 – Elimine o uso de papel
Tente armazenar o máximo de informações no seu computador. Manter as informações no computador é uma maneira de evitar um grande número de papéis. Livre-se dos papéis que você não precise mais e que estão ocupando espaço. Procure digitaliza-los e armazenar no seu computador, de preferência em alguma plataforma que você possa acessar de qualquer lugar do mundo.
10 – Faça reuniões apenas quando necessário
As reuniões são fundamentais para que todos saibam o andamento das atividades, se existem problemas nos processos da empresa, para o alinhamento de ideias, etc. Porém, elas não devem ser realizadas com muita frequência, pois elas podem ser improdutivas e ocupar um tempo que deveria ser usado na realização das suas tarefas.
11 – Delegue tarefas e responsabilidades
Delegar tarefas é ótimo para validar seu colaborador. Isso mostra que você confia no trabalho dele. Além de ser motivador, você não fica tão sobrecarregado durante o dia.
12 – Tenha tudo à mão
Ter o que for essencial à mão é um dos segredos para manter a organização no ambiente de trabalho. Crie esse hábito!
13 – Retire os materiais empilhados que não usa mais
Elimine a bagunça que estiver empilhada e ocupando espaço, principalmente móveis que não são mais usados. Manter o ambiente limpo e organizado é estímulo para seu desempenho.
14 – Ordem nos arquivos
Manter os documentos em ordem, no lugar correto é cuidar para a qualidade do trabalho. Seja prático e rápido na busca de informações e documentos. Perder tempo em procurar papeis é perder concentração, perder o foco. Para que isso não aconteça, tenha as gavetas bem documentadas e dividas por pastas, tal como faz no computador.
15- Eleja um lugar para guardar
Sempre quando chegamos ao trabalho estamos com algo nas mãos, um papel, um objeto do trabalho ou pessoal. Habitue-se a não largar tudo em cima da mesa. Eleja um cantinho, uma gaveta ou caixa para guardar esses itens e depois vá organizando com calma.
16 – Faça pausas
Pausas curtas e regulares são essenciais para que o seu rendimento e performance não caiam e assim, você consiga manter o foco para realizar o seu trabalho da melhor forma possível.
17 – Retire objetos do caminho
Nada mais desagradável que um cliente ou colega tropeçar em fios de computador, de energia elétrica, ou objetos deixados fora de lugar. Tente não usar tantos equipamentos com fios, se não puder eliminá-los, existem soluções para esconder esses fios e evitar que alguém, ou até mesmo você, tropece.
18 – Defina uma hora para sair
Estender a jornada de trabalho pode não ser uma boa opção. Defina uma hora para finalizar suas tarefas e tente cumprir. Trabalhar cansado e com pouca energia gera um ambiente também de pouca organização e concentração.
19 – Compartilhe objetos longe de sua mesa
Retire de sua mesa os objetos de trabalho que mais de uma pessoa usa, além de você. Além de prejudicar a sua produtividade, pela constante interrupção, podem também desorganizar o seu espaço. Você pode perder o controle de quem pegou emprestado e não devolveu, ou mesmo deixou esses objetos fora do local adequado. Melhor comprar outros objetos novos e disponibilizar para que todos usem, longe de sua mesa.
20 – Lixo no lixo
Constantemente deixamos algum lixo na mesa por preguiça de levantar e descartar no lixo. Este pensamento ou atitude leva a que muitas vezes acumule lixo na sua mesa ou secretária. Coloque o lixo perto do local onde ele é produzido. Isto não é uma atitude preguiçosa mas sim inteligente, fazendo com que perca menos tempo e evite a desorganização.
21 – Observe a si mesmo
O colaborador deve observar seu modo de trabalhar, identificando suas habilidades, seus pontos de melhoria e seus pensamentos, especialmente tentando detectar aquilo que o distrai durante o dia. O autoconhecimento direciona o indivíduo para que ele se torne capaz de desenvolver ações para eliminar as distrações identificadas, além de ser um ótimo exercício que promove o crescimento como um todo.
22 – Tenha um propósito para sua tarefa
Quando você busca um sentido para aquilo que está fazendo, sua concentração no trabalho melhora 100%. Como afirma o doutor Ricardo Monezi, da Unifesp: “Para convencer o cérebro de que sua atividade profissional é importante, é preciso mostrar a ele que ela faz com que você cresça e também com que se divirta de alguma forma. Ou seja, a dica é tentar ver o lado bom da atividade que você está fazendo, mesmo que não seja a atividade dos seus sonhos. Se for algo chato, pense que, por trás, existe um propósito, uma missão maior”.
23 – Desligue ou tire o celular do se alcance
Uma das principais distrações no ambiente de trabalho, o seu celular. O vilão que tira a concentração da sociedade mundial. Tome cuidado para não se deixar distrair com mensagens, aplicativos, redes. Cuidado para não perder seu tempo. Melhor deixar no silencioso, desligar ou guarda-lo dentro da gaveta, longe dos seus olhos, para não correr o risco de dar uma olhadinha e passar o tempo.
24 – Postura correta também influencia
Uma postura correta e confortável pode fazer com que seu cérebro não fique concentrado no cansaço do corpo do que no trabalho. Por isso, mantenha uma postura que vai te deixar acomodado o dia todo.
25 – Faça uso da tecnologia
Os aplicativos chegaram com força total no mercado virtual para ajudar você a não perder mais seus compromissos, a se organizar, planejar. Uma infinidade de apps, sites e programas já estão à disposição para quem deseja ter uma rotina mais organizada.
26 – Organize as anotações num só lugar
Para não se dispersar, durante a execução da tarefa, centralize suas anotações em pequenos papeis, ou agenda, ou post it, para que não fiquem dispersas. Vale a dica!
27 – Separe tarefas pessoais de profissionais
Procure gerenciar suas tarefas pessoais e profissionais fazendo uma lista e observando cada uma delas como “urgentes” e “importantes”. Deixe-as sempre a vista. Quando começar uma tarefa, procure concluí-la. Estabeleça a prioridade e tempo de execução de cada uma delas.
28 – Tempo para os e-mails
Cuidado para não interromper suas tarefas para abrir seus e-mails. Quando você abre o e-mail, fatalmente vai querer responde-lo. Isso vai te tirar a concentração e fazer você perder o foco no trabalho. Reserve um horário só para você responder seus e-mails, se possível eleja sempre o mesmo horário do dia, para manter sempre essa rotina e evitar distrações.
29 – Corra da procrastinação
Deixar para fazer depois… Esse é uma grande mania que temos quando a tarefa nos assusta um pouco. Identificar o motivo é o primeiro passo. Pode ser algo fácil de fazer e estamos com medo de começar. Daí vem a procrastinação. É preciso focar nos benefícios para superar os esforços. Uma dica é pensar na tarefa já executada e quantos benefícios ela trará, começando devagar, com passos menores. Quando perceber já estará cumprida.
30 – Elabore listas
Listas são úteis para que o colaborador visualize suas tarefas durante o dia de trabalho e se mantenha organizado. Procure sempre se organizar diariamente, seja em uma tabela no papel, um rascunho ou até mesmo via caminhos mais modernos como um aplicativo de celular ou um site que faça essa organização para ajudar você.
E você, quais outras dicas considera importante na busca por se tornar um profissional mais organizado? Compartilhe comigo o seu comentário.
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