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Workflow: conheça 3 exemplos que definem o conceito

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Workflow

Garagestock/Shutterstock O Workflow é uma forma de organizar melhor os processos organizacionais

Derivado das palavras inglesas work que significa trabalho e flow que significa fluxo, o termo workflow nada mais é do que fluxo de trabalho, ou seja, um conjunto de passos fundamentais para melhorar os processos presentes em uma empresa ou organização. Trata-se de uma série de normas e padrões determinados que são passados de um colaborador a outro seguindo uma hierarquia pré definida objetivando resultados satisfatórios e tarefas executadas de forma eficaz.

Ele nada mais é do que uma maneira de automatizar e aperfeiçoar processos presentes em uma organização seja arquivos, demandas, documentos, relatórios, informações, serviços etc. Ou seja, uma modernização eletrônica de tarefas que devem ser executadas entre profissionais distintos.

O workflow compreende não só a modernização dos processos como delimita também os prazos a serem respeitados bem como as informações e a mecânica de cada ação ou atividade a ser desenvolvida por profissionais, departamentos ou equipes de trabalho.

Apesar de ter opções manuais, normalmente o workflow é feito de modo sistematizado dentro do ambiente da tecnologia da informação também chamada de TI. No mercado já existem diversos programas e ferramentas que oferecem a implementação deste processo dentro das empresas de forma eficaz e lucrativa.

Tipos de workflow

Existem diferentes tipos de workflow. Conheça alguns deles:

Ad Hoc  – Neste processo os padrões ou normas podem ser alterados ou modificados durante a execução das tarefas ou atividades;

De Produção – Neste processo todas as regras já são estabelecidas e definidas inicialmente sem a opção de alterá-las.

Administrativo – Trata-se de uma junção do workflow ad hoc e o de produção onde as ações a serem desenvolvidas são simples e previstas.

Exemplos de workflow

O termo workflow pode ser empregado em diversas situações independente do nicho que uma determinada empresa atua seja na área da tecnologia, da comunicação, de turismo, da educação, entre outras. Confira alguns exemplos de workflow na prática. Veja abaixo:

Workflow para execução de tarefas organizacionais

Neste processo, define-se a atividade a ser executada, o prazo estimado e, as pessoas envolvidas em cada etapa. Em um departamento de marketing, por exemplo, a atividade principal parte do diretor de marketing que encaminha a demanda para todos os profissionais envolvidos bem como as informações técnicas de tudo o que precisa ser executado mediante o prazo final. Se a ação depender de etapas, cada profissional, ao concluir sua tarefa, encaminha para os demais responsáveis até a finalização da ação.

Este tipo de atividade pode ser aplicado em qualquer área seja na área de vendas, nos recursos humanos, no setor administrativo, financeiro etc.

Workflow em vendas pela internet

Outro exemplo de como o workflow pode ser aplicado está nas vendas pela internet. Ao comprar um determinado produto em um e-commerce, por exemplo, o cliente solicita o produto no site, encaminha para o carrinho de compras e finaliza a operação mediante o pagamento.

Após receber o pedido, o vendedor aprova a venda, encaminha para o estoque que separa o produto e envia para a conferência. Depois de conferidos, o produto é enviado para o embalo e encaminhado para a entrega mediante correios ou transportadora particular até a chegada do produto na residência do comprador.

Workflow aplicado em serviços cotidianos

Outro exemplo de fácil compreensão onde este modelo é empregado são os serviços odontológicos. Ao procurar um dentista, o paciente informa sua necessidade à secretária do odontólogo que o encaminha para uma avaliação geral com o próprio dentista.

Feito o orçamento, o assistente repassa os valores ao paciente que é encaminhado para o departamento financeiro onde é feito o pagamento dos serviços que serão prestados pela clínica. Após esta etapa, o paciente é encaminhado para a recepção onde tem seus dias e horários marcados para o início do tratamento.

Em todos estes casos, existem plataformas e sistemas específicos que facilitam e normatizam as operações tornando-as mais produtivas, rápidas, menos burocráticas e, consequentemente, mais rentáveis para as empresas.

E você, já conhecia o termo workflow? Deixe o seu comentário e contribua com o conhecimento.

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