A vida nas empresas é feita de rotinas, ou seja, de determinadas atividades que são feitas com frequência e em uma sequência lógica. Esses processos precisam ser padronizados, sistematizados e organizados, de modo que a empresa consiga prevenir erros e aumentar a sua produtividade e a qualidade na execução dessas tarefas.

O workflow é um mecanismo muito importante para que as organizações possam alcançar esse objetivo. Neste artigo, vamos compreender melhor esse conceito, os tipos de workflow que existem e algumas das suas aplicações práticas. Ficou curioso? Então, continue a leitura a seguir e saiba mais!

Workflow: entendendo o conceito

Derivado das palavras inglesas work, que significa trabalho, e flow, que significa fluxo, o termo workflow nada mais é do que “fluxo de trabalho”, ou seja, um conjunto de passos fundamentais para melhorar os processos presentes em uma empresa ou organização. Trata-se de uma série de normas e padrões determinados que são transmitidos de um colaborador a outro, seguindo uma hierarquia predefinida e objetivando resultados satisfatórios e tarefas executadas de forma eficaz.

Esse processo nada mais é do que uma maneira de automatizar e aperfeiçoar os processos presentes em uma organização, como arquivos, demandas, documentos, relatórios, informações, serviços, solicitações, compras, vendas etc. O workflow contempla também uma modernização eletrônica de tarefas que devem ser executadas entre profissionais distintos, facilitando a integração das equipes e a sistematização dessas atividades.

O workflow compreende não só a modernização dos processos, como delimita também os prazos a serem respeitados, bem como as informações e a mecânica de cada ação ou atividade a ser desenvolvida por profissionais, departamentos ou equipes de trabalho.

Apesar de ter opções manuais, normalmente o workflow é feito de modo sistematizado, dentro do ambiente da tecnologia da informação, também chamada de TI. No mercado já existem diversos programas e ferramentas que oferecem a adoção desse processo dentro das empresas de forma eficaz e lucrativa.

Tipos de workflow

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Existem diferentes tipos de workflow. Conheça os 3 principais.

  • Ad Hoc:nesse processo, os padrões ou normas do fluxo de trabalho podem ser alterados ou modificados durante a execução das tarefas ou atividades. É recomendado para grupos menores ou para equipes em que as atividades sejam feitas por profissionais individualmente;
  • De produção: nesse processo, todas as regras para a execução das tarefas já são estabelecidas e definidas inicialmente, sem a opção de alterá-las. Esse modelo é particularmente recomendado para grandes grupos e empresas que movimentam volumes de dados e recursos em grande escala;
  • Administrativo: trata-se de uma junção do workflow ad hoc e o de produção, em que as ações a serem desenvolvidas são simples e previsíveis. Nesse caso, o gestor, em conjunto com os membros da equipe, deve decidir quais fluxos de trabalho podem ser mais flexíveis e quais precisam de mais rigidez.

Exemplos de aplicação do workflow

O termo workflow pode ser empregado em diversas situações, independentemente do nicho em que uma determinada empresa atua — na área da tecnologia, da comunicação, do turismo, da educação, entre outras. Confira alguns exemplos de workflow na prática. Veja abaixo:

1. Workflow para a execução de tarefas organizacionais

Nesse processo, são definidos: a atividade a ser executada, o prazo estimado e as pessoas envolvidas em cada etapa. Em um departamento de marketing, por exemplo, a atividade principal parte do diretor de marketing, que encaminha a demanda para todos os profissionais envolvidos, bem como as informações técnicas de tudo o que precisa ser executado até o prazo final. Se a ação depender de etapas, cada profissional, ao concluir a sua tarefa, encaminha para os demais responsáveis até a finalização da ação.

Esse tipo de atividade pode ser aplicado em qualquer setor das empresas, como na área de vendas, nos recursos humanos, no setor administrativo, no financeiro etc. O importante é que os colaboradores do departamento compreendam as atividades a serem feitas, a ordem a ser seguida e as funções de cada um nesse processo.

2. Workflow em vendas pela internet

Outro exemplo de como o workflow pode ser aplicado está nas vendas pela internet. Ao comprar um produto determinado em um e-commerce, por exemplo, o cliente solicita o produto no site, encaminha para o carrinho de compras e finaliza a operação mediante o pagamento.

Após receber o pedido, o vendedor aprova a venda e encaminha a solicitação para o estoque, que separa o produto e envia para a conferência. Depois de conferido, o produto é enviado para o embalo e encaminhado para a entrega, por meio dos correios ou transportadora particular, até a chegada do produto na residência do comprador. Essa descrição detalhada de etapas também consiste em um workflow.

3. Workflow aplicado a serviços cotidianos

Outro exemplo de fácil compreensão do emprego do workflow consiste nos serviços odontológicos. Ao procurar um dentista, o paciente informa a sua necessidade à secretária do profissional, que o encaminha para uma avaliação geral com o próprio dentista.

Feito o orçamento, o assistente repassa os valores ao paciente, que é encaminhado para o departamento financeiro, onde é feito o pagamento dos serviços que serão prestados pela clínica. Após essa etapa, o paciente é encaminhado para a recepção, onde tem os seus dias e horários marcados para o início do tratamento. O workflow do próprio dentista pode incluir exames de radiografia panorâmica, limpeza dentária, restaurações, enfim, as fases sequenciais do tratamento a ser feito.

Em todos esses casos, existem plataformas e sistemas específicos que facilitam e normatizam as operações, tornando-as mais produtivas, mais rápidas, menos burocráticas e, consequentemente, mais rentáveis para as empresas. Esses sistemas apresentam fácil visualização dos esquemas e fluxogramas que compõem o workflow, permitindo que os processos sejam montados e editados com praticidade. Adote essas soluções na sua organização e confira os benefícios desses sistemas!

E você, ser de luz, já conhecia o termo workflow? Como esse conceito se aplica no seu ambiente de trabalho? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!