Conceito de Planejamento: O Que é e Como Funciona?
Por: José Roberto Marques |
Blog | 25 de setembro de 2020
O conceito de planejamento consiste no ato de criar e conceber antecipadamente uma ação, desenvolvendo estratégias programadas para atingir determinado objetivo. Funciona como uma forma de identificar um alvo específico, com a intenção de organizar e aplicar as melhores maneiras para atingi-lo.
Muitos profissionais e empresas ainda subestimam a sua importância, porém, sem um planejamento estratégico efetivo, dificilmente suas metas e objetivos serão alcançados do modo esperado. Com isso, as pessoas administram erroneamente suas carreiras e suas finanças. Além disso, as organizações sofrem com problemas financeiros e na gestão de seus produtos, serviços, clientes, fornecedores e trabalhadores.
Sem planejamento, empresas e indivíduos tomam decisões erradas e prejudiciais ao seu futuro. Por isso, planejar é a melhor forma de visualizar o estado desejado, sair do estado atual e estimular o desenvolvimento.
Essa ação é fundamental para compreender quais são os nossos pontos de melhoria ou mesmo aqueles aspectos que podem ser potencializados. Desse modo, conseguimos definir, com mais precisão, quais estratégias adotar e quais os melhores caminhos a seguir em determinada situação.
A partir do momento em que definimos que precisamos ou queremos conquistar alguma coisa, é essencial fazer um planejamento pessoal ou profissional que nos permita alcançar efetivamente esse objetivo.
Se, por exemplo, uma pessoa deseja fazer uma viagem internacional, realizar um MBA numa boa instituição, comprar um carro ou casa própria, ou investir num procedimento estético cirúrgico, ela precisa planejar: onde, quando e como realizará essa meta.
Não basta apenas querer e esperar que algo mágico aconteça. É preciso levantar o montante financeiro necessário para a concretização da ação, estabelecer um prazo para que ela ocorra e avaliar as melhores possibilidades (pagamento via cartão de crédito, financiamento bancário, empréstimo, saque da poupança).
A importância do planejamento para as empresas
Essa análise sistêmica das situações é essencial para a tomada de decisões precisas e para ter êxito em suas ações. Isso vale também para as organizações, de modo que tanto seus processos como sua gestão de pessoas seja realizada de modo efetivo.
Planejar significa fazer um cronograma de todas as atividades que serão realizadas em curto, médio e longo prazo. Um bom planejamento permite às empresas fazer uma boa gestão financeira, administrar e definir quais são os investimentos mais indicados e definir métodos para melhorar a qualidade de seus produtos e serviços.
O planejamento empresarial possibilita, ainda, gerir melhor o capital humano (relações interpessoais, liderança, comunicação, produtividade) e oferecer aos profissionais cursos para que potencializem suas habilidades e competências. Essa tarefa é de responsabilidade da área de T&D (Treinamento & Desenvolvimento) de recursos humanos.
Atitudes pensadas levam aos resultados projetados. Por isso, lembre-se de planejar suas ações e não se deixe levar apenas pelas circunstâncias. Assuma a dianteira da sua vida, planeje e realize o seu próprio sucesso.
Como desenvolver um planejamento de sucesso?
Muitos autores definem o conceito de planejamento como a capacidade de combinar as condições internas (situação financeira, disponibilidade de tempo e conhecimento específico) com as oportunidades encontradas no ambiente externo (situação do mercado, empresas prestadoras do serviço, promoções) para estabelecer uma meta ou objetivo. Isso vale para pessoas e empresas.
Nesse sentido, o planejamento estratégico funciona como um mapeamento de todos os passos necessários para alcançar o que se deseja. Esse processo pode ser reduzido a três pontos principais:
Situação atual: é o ponto em que você se encontra neste momento, considerando os seus recursos atuais para agir;
Situação desejada: é o ponto que você deseja alcançar; onde quer estar daqui a 1, 5, 10 ou mais anos. Esse ponto pode ser pessoal ou profissional;
Como alcançá-la: é o conjunto de recursos (internos e externos) e métodos que, combinados e ordenados, permitem que você parta da situação atual e alcance a situação desejada.
Etapas para um planejamento estratégico de sucesso
Para que um planejamento seja bem-sucedido, ele precisa ser bem desenvolvido e detalhado, caso contrário, está fadado ao fracasso. Veja quais são os componentes básicos de um planejamento estratégico de sucesso:
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1. Análise do Cenário
O planejamento passa pela análise dos cenários externo e interno. Nessa etapa, deverão ser analisadas cuidadosamente todas as variáveis a favor e contra a realização dos objetivos, mapeando os pontos fortes e, principalmente, as limitações e ameaças, sejam elas internas ou externas. A análise do cenário é o primeiro ponto do planejamento.
É nesse momento que a pessoa ou empresa precisa diagnosticar os problemas que está enfrentando e, preferencialmente, as causas desses problemas.
Por exemplo: o diagnóstico do cenário atual confirma que João está endividado porque seus gastos mensais estão superando suas receitas.
2. Definição de Objetivos
O segundo ponto são as projeções para o futuro, utilizando como base as informações conseguidas na análise do cenário. Os objetivos devem ser tangíveis, ou seja, quantificáveis ou constatáveis. Lembre-se que sem ter um destino a chegar, qualquer navio está à deriva.
O objetivo nada mais é do que a definição do estado desejável, ou seja, do que se deve alcançar. É importante que esse objetivo seja realista e possa ser monitorado, isto é, ele precisa de indicadores de progresso. Por fim, ele precisa ter um prazo definido.
Por exemplo: o objetivo de João é quitar suas dívidas e adotar hábitos financeiros mais saudáveis para evitar que o problema se repita futuramente. Isso deve ser feito em até 12 meses.
3. Definição de estratégias
Quando você sabe onde está e para onde deverá navegar, fazer um mapa torna-se bem mais fácil. Podemos entender o conceito de planejamento como um trabalho de cartografia, que mapeia todos os pequenos pontos que deverão ser realizados e possíveis desvios na rota para contornar qualquer problema.
Nesse caso, a materialização do planejamento não será um mapa, mas um “programa de ações”. Esse documento contém um detalhamento de cada uma das estratégias a serem executadas para que os objetivos possam ser alcançados.
Por exemplo: para alcançar seu objetivo, João deverá implementar as seguintes estratégias:
1º de fevereiro: montar uma planilha financeira para controle individual de todas as suas receitas e despesas;
2 de fevereiro: cortar os itens supérfluos e procurar alternativas para reduzir os gastos essenciais;
3 de fevereiro: avaliar a possibilidade de vender bens não essenciais para obter dinheiro;
5 de fevereiro: estabelecer meios de obter renda extra;
1º de março: renegociar suas dívidas, procurando obter juros menores;
1º de julho: quitar as dívidas;
A partir de agosto: economizar 10% de seu salário todo mês para que consiga construir uma reserva financeira de emergência.
Uma das ferramentas de planejamento mais conhecidas atualmente é a 5W2H. Essa ferramenta é amplamente difundida nas formações de Coaching do IBC, facilitando ainda mais o processo de elaboração de um planejamento estratégico.
A 5W2H consiste basicamente num plano de ação que pode ser utilizado por empresas e indivíduos. A ferramenta é útil para que sejam determinadas, de maneira detalhada, as formas como ocorrerá o alcance dos objetivos. Assim, o objetivo a ser alcançado deverá ser incluído numa planilha, juntamente com as seguintes informações:
What (o que): neste campo, estarão as informações pertinentes às ações que deverão ser executadas para o alcance do objetivo;
Why (por que): aqui, vão estar as informações referentes aos motivos pelos quais é preciso que o objetivo determinado seja alcançado;
Where (onde): neste campo, estarão as informações que dizem respeito aos locais que serão direta e indiretamente afetados pelas ações a serem executadas;
Who (quem): aqui, são definidos os responsáveis pela execução das ações (no caso de empresas, podem ser departamentos, parceiros, fornecedores ou indivíduos específicos);
When (quando): este é o campo que deve conter o cronograma de ações, com os prazos predeterminados para cada uma delas;
How (como): a resposta aqui deve ser referente ao método ou aos métodos que serão utilizados para o cumprimento de cada uma das ações;
How much (quanto): toda ação requer um custo. Sendo assim, este campo é utilizado para inserir as informações sobre os custos, gastos e despesas, de modo que seja possível analisar a viabilidade de cada ação.
Exemplo do departamento de marketing de uma empresa:
Campanha Publicitária
What
Filme publicitário de 30″
Why
Divulgação do novo shampoo XPTO
Where
Todo o território brasileiro
Who
Agência de publicidade “CriaMais”
When
Janeiro de 2020
How
1 inserção diária na TV Globo, na faixa das 17h às 18h
How much
Investimento de R$ 9.000.000,00 em 30 dias de campanha
Veja que se trata de uma ferramenta que lhe ajuda a ter mais clareza sobre cada uma das etapas de um planejamento estratégico, facilitando assim a sua elaboração, bem como a sua execução, do começo ao fim.
Antes de finalizar este artigo, assista ao vídeo abaixo para compreender melhor a importância do coaching no planejamento estratégico para que seus objetivos pessoais e profissionais sejam mais rapidamente alcançados:
Que este artigo tenha lhe ajudado a entender um pouco mais sobre a importância de um planejamento e que ele lhe motive a elaborar os seus, não se esquecendo de colocá-los em prática. Planejar é importante, mas é agindo que realizamos nossos sonhos!
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Espero, verdadeiramente, que este artigo tenha lhe ajudado a entender um pouco mais sobre a importância de um planejamento e que ele lhe motive a elaborar o seu e a colocá-lo em prática ao longo deste ano que se inicia.
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