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Kaizen: como surgiu, quais são as etapas e como aplicar?

Por: José Roberto Marques | Blog | 15 de outubro de 2020

“Que hoje seja melhor do que ontem, e que amanhã seja melhor do que hoje”. Você com certeza já ouviu ou já falou essa frase, não é mesmo? O que você provavelmente não sabe é que ela é o principal conceito do Kaizen, uma importante filosofia japonesa do século XX.

Essa filosofia, desde então, tem se espalhado pelo mundo inteiro e transformado a vida de muitas pessoas e organizações, sejam elas de grande ou de pequeno porte. Para saber mais sobre essa filosofia e sobre seus princípios básicos, continue a ler este artigo.

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O que é Kaizen?

Em japonês, o conceito de Kaizen significa melhoria contínua. Portanto, essa filosofia parte do princípio básico de que cada um de nós deve preocupar-se em ser um pouco melhor a cada dia, seja na esfera pessoal ou na esfera profissional.

Nas empresas, o Kaizen é empregado em todo e cada colaborador, desde o CEO da organização até o estagiário, pois todos devem estar empenhados para que o resultado seja positivo. Os pilares do Kaizen são:

  • Obtenção de recursos para a execução das atividades;
  • Melhoria contínua;
  • Definição de metas;
  • Compartilhamento de conhecimentos;
  • Motivação e criatividade de todos os envolvidos;
  • Alterações nos planos quando necessário (alterar, reduzir ou eliminar atividades).

Como e onde o Kaizen surgiu?

O Kaizen surgiu no Japão no período que sucedeu à Segunda Guerra Mundial. Nessa época, o país encontrava-se em delicada situação socioeconômica, com trabalhadores lutando por melhores condições de trabalho e de vida, e total ausência de mão de obra imigrante que pudesse servir de auxílio. Para manter sua competitividade diante de empresas de outros países, as empresas japonesas precisavam se transformar.

A premissa básica era a de fazer mais com menos. Por isso, os japoneses voltaram ao estudo de princípios básicos da administração e identificaram que o tempo é o melhor indicador da produtividade de uma organização. A partir dessa ideia, foram desenvolvidas ferramentas para evitar desperdícios nas empresas — de tempo, de pessoas, de materiais e de processos. A ideia básica era simplificar o trabalho e torná-lo melhor a cada dia.

Assim, nasceu o Kaizen, inicialmente como um método de aumento de eficiência corporativa, mas que transcendeu e tornou-se uma verdadeira filosofia de vida. O mais conhecido caso de aplicação da filosofia é o Sistema de Produção Toyota (Lean Manufacturing). Até hoje, ele pode ser aplicado em empresas de qualquer porte ou segmento, possibilitando que os seguintes objetivos possam ser alcançados:

  • Lucro para a empresa;
  • Redução de custos;
  • Redução de estoques;
  • Maior participação dos colaboradores;
  • Aprimoramento constante de processos;
  • Identificação e eliminação de qualquer tipo de desperdício;
  • Satisfação ao cliente.

O Kaizen tem como principal autor e divulgador o professor Masaaki Imai, que tem obras publicadas sobre o tema.

Como o Kaizen pode ser aplicado?

Segundo a filosofia Kaizen, é possível viver e trabalhar de forma mais plena e positiva se três itens forem alcançados:

  • Estabilidade financeira e emocional ao empregado;
  • Clima organizacional agradável;
  • Ambiente simples e funcional.

Inicialmente, esses itens eram aplicados às empresas, mas podemos adaptá-los a vida pessoal de cada indivíduo, não sendo mais apenas uma ferramenta de produtividade.

Você é feliz?

Há 4 passos básicos para que o Kaizen seja implementado:

1. Elevar os padrões

Para que melhores resultados sejam obtidos com menor utilização de recursos, é preciso otimizar cada processo, ou seja, aproveitar o melhor do tempo, das pessoas e das ferramentas. Para que isso aconteça, é necessário elevar os padrões dos processos, isto é, ser menos tolerante com os desperdícios e mais exigente com as metas e objetivos. Isso requer mais qualidade em tudo aquilo que for feito, mais foco e total eliminação de distrações.

2. Assumir um compromisso

Para que o Kaizen funcione, o indivíduo (ou os membros de uma organização) deve assumir o compromisso de ser hoje alguém melhor do que foi ontem. Isso significa que as metas devem ser aumentadas ou que a qualidade do que se faz deve ser superior — o que é obtido quando novos conhecimentos são adquiridos.

“Empurrar com a barriga” é o tipo de comportamento que deve ser totalmente abolido para a implantação do Kaizen. Segundo a filosofia, produz-se mais em 2 horas com foco do que em 10 horas sem ele. É necessário romper com tudo aquilo que representa a mediocridade, assumindo um compromisso com a excelência.

3. Melhorar continuamente

O exercício de ser melhor diariamente requer humildade, pois é necessário reconhecer que sempre podemos melhorar, mas, ao mesmo tempo, entender que a perfeição é inatingível. A ideia do Kaizen não é fazer grandes revoluções num curto espaço de tempo, mas promover pequenas melhoras gradativas dia após dia, de modo que essa grande melhoria de desempenho seja identificada em longo prazo.

4. Associar-se a pessoas que também tenham o desejo de melhorar

A filosofia Kaizen não ignora o fato de que todos nós somos direta ou indiretamente influenciados por aqueles com quem mais convivemos. Para que haja uma influência recíproca e positiva, porém, o indivíduo interessado em melhorar continuamente deve aproximar-se de pessoas que tenham esse mesmo objetivo, de modo que haja uma inspiração mútua.

Ferramentas auxiliares do Kaizen

Na administração de empresas, nos projetos em equipe, ou mesmo na vida particular de cada indivíduo, o Kaizen pode utilizar duas ferramentas auxiliares bastante conhecidas na solução de problemas: o ciclo PDCA e o 5W2H.

O ciclo PDCA consiste em 4 etapas:

  • P (plan – planejar): identificar problemas, analisar suas origens, avaliar a evolução desse problema e construir um plano de ação para solucioná-lo;
  • D (do – executar): executar o plano de ação com disciplina, respeitando os métodos e prazos estabelecidos;
  • C (check – avaliar): verificar se o plano foi seguido à risca e se as ações implementadas surtiram ou não o efeito desejado;
  • A (act – agir): após avaliar as ações executadas, fazer todas as correções necessárias e agir novamente, de modo que resultados cada vez mais expressivos sejam alcançados, num processo de melhoria contínua.

A outra ferramenta utilizada é o 5W2H:

  • What (o que): neste campo, estarão as informações pertinentes às ações que deverão ser executadas para o alcance do objetivo;
  • Why (por que): aqui, vão estar as informações referentes aos motivos pelos quais é preciso que o objetivo determinado seja alcançado;
  • Where (onde): neste campo, estarão as informações que dizem respeito aos locais que serão direta e indiretamente afetados pelas ações a serem executadas;
  • Who (quem): aqui, são definidos os responsáveis pela execução das ações (no caso de empresas, podem ser departamentos, parceiros, fornecedores ou indivíduos específicos);
  • When (quando): este é o campo que deve conter o cronograma de ações, com os prazos predeterminados para cada uma delas;
  • How (como): a resposta aqui deve ser referente ao método ou aos métodos que serão utilizados para o cumprimento de cada uma das ações;
  • How much (quanto): toda ação requer um custo. Sendo assim, este campo é utilizado para inserir as informações sobre os custos, gastos e despesas, de modo que seja possível analisar a viabilidade de cada ação.

 

De forma resumida, o Kaizen é uma filosofia de origem japonesa que se propagou pelo mundo para melhorar tanto a produtividade das empresas quanto as vidas particulares das pessoas. As premissas básicas são: ser melhor a cada dia, eliminar desperdícios, envolver todos os colaboradores, controlar gastos, ter visão sistêmica, priorizar o ambiente de trabalho, otimizar processos, compartilhar conhecimentos e motivar as pessoas a serem disciplinadas.

E você, de que maneira pode aplicar o Kaizen em sua vida? Quais princípios podem fazer a diferença em sua vida pessoal ou profissional? Deixe seu comentário abaixo e compartilhe este conteúdo com todos aqueles que possam se beneficiar destas informações.

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