Conceito de Planejamento: O Que é e Como Funciona?

O planejamento pode ser aplicado em diversas áreas empresariais, como finanças, marketing, recursos humanos e operações, além da própria vida pessoal de cada um. Sem um planejamento adequado, as pessoas e as organizações correm o risco de se perderem em meio a tarefas desnecessárias e de desperdiçarem recursos valiosos. 

Neste artigo, você vai entender:

• O que é o conceito de planejamento;
• Por que ele é importante na vida pessoal;
• Por que ele é importante na vida profissional;
• Quais são as etapas de um planejamento estratégico de sucesso;
• Como a ferramenta 5W2H pode facilitar o seu planejamento nas diferentes áreas da vida.

Para descobrir tudo isso e muito mais, é só dar continuidade à leitura a seguir!

Planejamento: o que é e por que é tão necessário?

O conceito de planejamento consiste no ato de criar e conceber antecipadamente uma ação, desenvolvendo estratégias programadas para atingir determinado objetivo. Ele funciona como uma forma de identificar um alvo específico, com a intenção de organizar e aplicar as melhores maneiras para atingi-lo, organizando os recursos necessários para isso: pessoas, lugares, materiais, dinheiro, tempo etc.

Muitos profissionais e empresas ainda subestimam a sua importância, porém, sem um planejamento estratégico efetivo, dificilmente as suas metas e objetivos serão alcançados do modo esperado. Com isso, as pessoas administram erroneamente as suas carreiras e as suas finanças. Além disso, as organizações sofrem com problemas financeiros e na gestão dos seus produtos, serviços, clientes, fornecedores e colaboradores.

Sem planejamento, empresas e indivíduos tomam decisões erradas e prejudiciais ao seu futuro, ou ao menos deixam de ir tão longe quanto poderiam. Por isso, planejar é a melhor forma de visualizar o estado desejado, sair do estado atual e estimular o desenvolvimento.

Essa ação é fundamental para compreender quais são os nossos pontos de melhoria ou mesmo aqueles aspectos que podem ser potencializados. Desse modo, conseguimos definir, com mais precisão, quais estratégias adotar e quais os melhores caminhos a seguir em determinada situação.

Qual é a importância do planejamento para as pessoas?

A partir do momento em que definimos que precisamos ou queremos conquistar alguma coisa, é essencial fazer um planejamento pessoal ou profissional que nos permita alcançar efetivamente esse objetivo.

Se, por exemplo, uma pessoa deseja fazer uma viagem internacional, realizar um MBA numa boa instituição, comprar um carro ou casa própria, ou investir em um procedimento estético cirúrgico, ela precisa planejar: onde, quando e como realizará essa meta, além de considerar os impactos financeiros dessa ação.

Não basta apenas querer e esperar que algo mágico aconteça. É preciso levantar o montante financeiro necessário para a concretização da ação, estabelecer um prazo para que ela ocorra e avaliar as melhores possibilidades (pagamento via cartão de crédito, financiamento bancário, empréstimo, saque da poupança).

Isso vale para absolutamente tudo o que formos fazer: casamento, compra de carro, compra de imóvel, estudos, mudança de área profissional e até a decisão de ter ou não ter filhos, por exemplo. Com planejamento, conseguimos executar esses planos com mais tranquilidade e qualidade de vida.

Qual é a importância do planejamento para as empresas?

Essa análise sistêmica das situações é essencial para a tomada de decisões precisas e para ter êxito nas suas ações. Isso vale também para as organizações, de modo que tanto os seus processos como a sua gestão de pessoas sejam realizados de modo efetivo.

Planejar significa, no contexto empresarial, fazer um cronograma de todas as atividades que serão realizadas em curto, médio e longo prazo. Um bom planejamento permite às empresas fazer uma boa gestão financeira, administrar e definir quais são os investimentos mais indicados e definir métodos para melhorar a qualidade dos seus produtos e serviços.

O planejamento empresarial possibilita, ainda, gerir melhor o capital humano (relações interpessoais, liderança, comunicação, tecnologia, infraestrutura, produtividade) e oferecer aos profissionais cursos para que potencializem as suas habilidades e competências. Essa tarefa é de responsabilidade da área de T&D (Treinamento & Desenvolvimento) de recursos humanos.

Atitudes pensadas levam aos resultados projetados. Por isso, lembre-se de planejar as suas ações e não se deixe levar apenas pelas circunstâncias. Assuma a dianteira da sua vida, planeje e realize o seu próprio sucesso.

Como desenvolver um planejamento de sucesso?

Muitos autores definem o conceito de planejamento como a capacidade de combinar as condições internas (situação financeira, disponibilidade de tempo e conhecimento específico) com as oportunidades encontradas no ambiente externo (situação do mercado, empresas prestadoras do serviço, promoções) para estabelecer e alcançar uma meta ou objetivo. Isso vale para pessoas e empresas.

Nesse sentido, o planejamento estratégico funciona como um mapeamento de todos os passos necessários para alcançar o que se deseja. Esse processo pode ser reduzido a três pontos principais:

• Situação atual: é o ponto em que você se encontra neste momento, considerando os seus recursos atuais para agir;
• Situação desejada: é o ponto que você deseja alcançar; onde quer estar daqui a 1, 5, 10 ou mais anos. Esse ponto pode ser pessoal ou profissional;
• Como alcançá-la: é o conjunto de recursos (internos e externos) e métodos que, combinados e ordenados, permitem que você parta da situação atual e alcance a situação desejada.

Quais são as etapas para um planejamento estratégico de sucesso?

Para que um planejamento seja bem-sucedido, ele precisa ser bem desenvolvido e detalhado, caso contrário, está fadado ao fracasso. Veja quais são os componentes básicos de um planejamento estratégico de sucesso:

1. Análise do cenário

O planejamento passa pela análise dos cenários externo e interno. Nessa etapa, deverão ser analisadas cuidadosamente todas as variáveis a favor e contra a realização dos objetivos, mapeando os pontos fortes e, principalmente, as limitações e ameaças, sejam elas internas ou externas. A análise do cenário é o primeiro ponto do planejamento.

É nesse momento que a pessoa ou empresa precisa diagnosticar os problemas que está enfrentando e, preferencialmente, as causas desses problemas. Portanto, trata-se de uma fase de mergulho no autoconhecimento.

Por exemplo: o diagnóstico do cenário atual confirma que João está endividado porque os seus gastos mensais estão superando as suas receitas.

2. Definição de objetivos

O segundo ponto são as projeções para o futuro, utilizando como base as informações conseguidas na análise do cenário. Os objetivos devem ser tangíveis, isto é, quantificáveis ou constatáveis. Lembre-se de que sem ter um destino a chegar, qualquer navio está à deriva.

O objetivo nada mais é do que a definição do estado desejado, ou seja, do que se deve alcançar. É importante que esse objetivo seja realista e possa ser monitorado, pois ele precisa de indicadores de progresso. Por fim, ele precisa ter um prazo definido.

Por exemplo: o objetivo de João é quitar as suas dívidas e adotar hábitos financeiros mais saudáveis para evitar que o problema se repita futuramente. Isso deve ser feito em até 12 meses.

Definição de estratégias

Quando você sabe onde está e para onde deverá navegar, fazer um mapa torna-se bem mais fácil. Podemos entender o conceito de planejamento como um trabalho de cartografia, que mapeia todos os pequenos atos que deverão ser realizados e possíveis desvios na rota para contornar qualquer problema.

Nesse caso, a materialização do planejamento não será um mapa, mas um “programa de ações”. Esse documento contém um detalhamento de cada uma das estratégias a serem executadas para que os objetivos possam ser alcançados.

Por exemplo: para alcançar o seu objetivo, João deverá implementar as seguintes estratégias:

• 1º de fevereiro: montar uma planilha financeira para controle individual de todas as suas receitas e despesas;
• 2 de fevereiro: cortar os itens supérfluos e procurar alternativas para reduzir os gastos essenciais;
• 3 de fevereiro: avaliar a possibilidade de vender bens não essenciais para obter dinheiro;
• 5 de fevereiro: estabelecer meios de obter renda extra;
• 1º de março: renegociar as suas dívidas, procurando obter juros menores;
• 1º de julho: quitar as dívidas;
• A partir de agosto: economizar 10% do seu salário, todo mês, para que consiga construir uma reserva financeira de emergência.

4. Acompanhamento e revisão

Depois de definir as estratégias a serem adotadas, é hora de colocá-las em prática. Isso quer dizer que a fase de planejamento acabou? Não mesmo! Na verdade, ao mesmo tempo em que uma pessoa ou empresa executa as tarefas planejadas, é necessário verificar se elas estão sendo realizadas corretamente e se estão ou não alcançando os resultados que haviam sido previstos.

Se a resposta for positiva, é sinal de que a estratégia adotada está sendo eficaz e deve ser continuada. Se a resposta for negativa, é necessário fazer alterações ou mesmo pausar o projeto para refazer o planejamento.

Para chegar a essas conclusões, é importante definir métricas, isto é, indicadores de desempenho por meio dos quais a pessoa/empresa possa mensurar o seu progresso. Em um planejamento financeiro, por exemplo, as dívidas, a renda extra e os gastos mensais são exemplos de métricas que precisam ser acompanhadas para analisar se a situação financeira está ou não melhorando.

Você conhece a 5W2H?

Uma das ferramentas de planejamento mais conhecidas atualmente é a 5W2H. Essa ferramenta é amplamente difundida nas formações de Coaching do IBC, facilitando ainda mais o processo de elaboração de um planejamento estratégico pessoal ou empresarial.

A 5W2H consiste basicamente em um plano de ação que pode ser utilizado por empresas e indivíduos. A ferramenta é útil para que sejam determinadas, de maneira detalhada, as formas como ocorrerá o alcance dos objetivos. Assim, o objetivo a ser alcançado deverá ser incluído em uma planilha, juntamente com as seguintes informações:

• What (o que): neste campo, estarão as informações pertinentes às ações que deverão ser executadas para o alcance do objetivo;
• Why (por que): aqui, vão estar as informações referentes aos motivos pelos quais é preciso que o objetivo determinado seja alcançado;
• Where (onde): neste campo, estarão as informações que dizem respeito aos locais que serão direta e indiretamente afetados pelas ações a serem executadas;
• Who (quem): aqui, são definidos os responsáveis pela execução das ações (no caso de empresas, podem ser departamentos, parceiros, fornecedores ou profissionais específicos);
• When (quando): este é o campo que deve conter o cronograma de ações, com os prazos predeterminados para cada uma delas;
• How (como): a resposta aqui deve ser referente ao método ou aos métodos que serão utilizados para o cumprimento de cada uma das ações;
• How much (quanto): toda ação requer um custo. Sendo assim, este campo é utilizado para inserir as informações sobre os custos, gastos e despesas, de modo que seja possível analisar a viabilidade financeira de cada ação.

Exemplo de aplicação da ferramenta 5W2H no departamento de marketing de uma empresa:

Veja que se trata de uma ferramenta que ajuda quem a utiliza a ter mais clareza sobre cada uma das etapas de um planejamento estratégico. Isso facilita a sua elaboração, bem como a sua execução, do começo ao fim. Por isso, ao executar um planejamento estratégico e definir as ações que fazem parte dele, é uma boa dica construir a tabela acima para cada ação escolhida.

Conclusão

Antes de finalizar este artigo, assista ao vídeo abaixo para compreender melhor a importância do coaching no planejamento estratégico, de modo que os seus objetivos pessoais e profissionais sejam mais rapidamente alcançados:

E você, querida pessoa, faz do planejamento uma rotina? Como ele se aplica à sua vida pessoal? E à sua vida profissional? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!.