Você já participou de uma reunião Kick-Off? Esta é uma ferramenta muito utilizada no universo da tecnologia da informação para dar o start nos projetos. Esta palavra é um termo oriundo do inglês e muito comum nos jogos de futebol dos videogames. É justamente o pontapé inicial, aquele usado para iniciar uma partida. No contexto da empresa é a primeira reunião, onde se oficializa o começo de qualquer iniciativa.
O momento do kick-off é onde o gerente de projetos reúne todos os colaboradores que fazem parte daquela equipe para ajustar também todos os detalhes do trabalho. Isto consiste, por exemplo, na definição de metas, desafios, investimentos, responsabilidades, cronogramas, sanar as dúvidas e definir as datas de entrega. Geralmente esta reunião é feita num local separado da empresa para que o foco seja mantido exclusivamente no projeto. Pode durar de 2 a 3 horas, mas este tempo pode variar para mais ou menos dependendo da necessidade.
O Papel da Reunião Kick- Off e do Project Charter
Este tipo de reunião é sempre conduzido por um líder de equipe que deve orientar o grupo a respeito das demandas e gerenciar todos os processos. Este gestor do projeto deve ser organizado em relação a todas as etapas e, para isso, deve desenvolver uma visão sistêmica.
Para ajudá-lo nesta organização geralmente é usado um modelo de documento chamado Project Charter, onde ele apresenta a todos os participantes o planejamento geral do projeto para que possam visualizar as informações mais facilmente.
Este registro é chamado de Termo de Abertura do Projeto (TAP), onde consta tudo que os profissionais precisam saber para começar a compreender como tudo irá funcionar. Esta reunião de sensibilização fomenta o planejamento completo do projeto e serve para balizar o trabalho de todos os envolvidos.
Neste sentido, em termos gerais, podemos dizer que, em resumo, no Project Charter deve conter as seguintes informações:
- Justificativa do projeto, metas principais e resultados esperados;
- Definição de todos os profissionais responsáveis por cada área;
- Cronograma de trabalho completo e datas de entrega do projeto;
- Definição dos recursos físicos, materiais e financeiros necessários;
- Apresentação dos desafios, riscos e ferramentas para atenuar ou evitar possíveis problemas no projeto;
- Tipos de treinamento presencial ou à distância que serão realizados com os profissionais participantes.
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Como podemos perceber, o momento da reunião kick-off é também a hora de tirar as dúvidas a respeito do projeto, corrigir eventuais erros de planejamento e criar no grupo a sinergia necessária para a realização de um bom trabalho em equipe. Também é o momento onde o líder assume seu compromisso com os resultados desejados, mostra sua parceria com os colaboradores, divide as responsabilidades e motiva os seus profissionais a darem o seu melhor.
Com certeza este alinhamento é a melhor forma de começar qualquer projeto, pois em meio aos inúmeros desafios, demandas e cobranças, construir um grupo forte, capacitado e unido é fundamental. Invista no momento kick-off é comece com pé direito os seus projetos também!
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