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O Que é Gestão de Contratos e Seu Papel no Negócio

Por: José Roberto Marques | Blog | 10 de agosto de 2017

A gestão de contratos é uma forma de tornar a sua empresa mais eficaz e evitar que imprevistos aconteçam durante o período de vigência de relações contratuais. As empresas assinam contratos para ter mais segurança, contudo, ao longo do tempo, se percebeu que somente o documento não resolve efetivamente. Dessa forma, é essencial que haja o trabalho de preparo e fiscalização dos termos acertados, que é a gestão de contratos.

O Que é Gestão de Contratos?

Basicamente, se trata de um processo em que um gestor desenvolve o documento com suas cláusulas, datas e condições concernentes com a realidade das partes e cuida da fiscalização de sua realização ao longo do período contratual. Ao fim do prazo, se realiza a avaliação pós-contratual, isto é, se tudo aconteceu como deveria e os interessados obtiveram o que estava previsto.

Veja Como Desenvolver a Gestão de Contratos na Sua Empresa

O principal para entender o que é gestão de contratos é que se trata de um trabalho feito a partir de processos. Existem etapas que listei abaixo e que devem ser cumpridas para que a implementação seja feita corretamente e traga os resultados desejados.

Etapa Pré-Contratual

Nesta fase, as condições do contrato estão sendo definidas pelas partes envolvidas e o gestor de contratos (que pode ser um profissional com essa função específica ou o próprio administrador do negócio) deve assegurar que o texto contratual seja perfeitamente claro.

Todas as condições devem ser compreendidas por todos os interessados que devem estar de acordo, pois, depois da assinatura, não haverá possibilidade de retroceder. Nesta etapa é essencial, também, que o gestor faça uma avaliação da capacidade da empresa de cumprir o que está no texto efetivamente evitando uma quebra contratual.

Etapa de Vigência Contratual

É a fase em que o trabalho do gestor de contratos será mais intenso, uma vez que precisará fazer o monitoramento a respeito do cumprimento de condições e de eventuais flexibilizações do texto, devido a mudanças de cenário. Para que esse trabalho seja feito corretamente é essencial ter acesso rápido e fácil aos documentos contratuais. O uso de softwares de gestão pode facilitar a rotina de fiscalização.

Um software de agenda pode contribuir enviando alertas para lembrar o gestor do final de prazos e datas de entregas. Nessa etapa, o gestor acompanha a realização do que está nos termos contratuais para evitar que uma das partes simplesmente quebre o acordo. O documento é uma garantia legal, mas os seus direitos só serão defendidos a partir do conhecimento de que algo está errado.

Etapa Pós-Contratual

Trata-se do final do trabalho de gestão de contratos, o momento em que os prazos de vigência terminaram e cabe ao profissional avaliar o quão bem foi o desenvolvimento do que estava no texto contratual. A avaliação é importante para verificar o que pode ser feito diferente nos próximos acordos contratuais.

Gostou de saber o que é gestão de contratos? Como acha que isso pode ajudar no dia a dia da sua empresa? Deixe seu comentário e compartilhe sua experiência.