Ao falarmos em análise de cargos, antes, é preciso entender o que isso significa e como essa avaliação impacta no dia a dia e na configuração das funções dos colaboradores dentro uma empresa. Esse mecanismo consiste na definição de quais serão os atributos necessários a determinado cargo: atribuições, grau de instrução, experiências, talentos a serem desenvolvidos e explorados.
É importante diferenciar a análise da descrição de cargos, que consiste em definir o que o colaborador irá fazer, porque irá fazer, para quem, quanto irá receber e como irá realizar suas demandas diárias. Já a análise é um passo adiante, uma vez que não se resume apenas aos elementos operacionais, compreendendo também fatores estratégicos em relação à importância daquele cargo para a empresa.
Por isso mesmo, na hora de contratar, o gestor deve sempre levar em conta o que o futuro colaborador irá agregar à sua equipe e ao negócio. É preciso avaliar como as qualificações e experiências de cada profissional ajudarão a organização a crescer e alcançar outros níveis e resultados cada vez maiores.
Siga a leitura para saber mais a respeito da análise de cargos e da sua importância dentro do contexto corporativo.
Conteúdos
Como usar a Análise de Cargos?
Existem muitas formas de usar a análise de cargos no dia a dia para aumentar a eficiência de uma gestão. Uma delas é quando o líder vai promover um colaborador e precisa compreender, em primeiro lugar, quais serão suas atribuições no novo cargo e instruí-lo a respeito de suas funções e responsabilidades.
O mesmo ocorre na hora de contratar um novo funcionário para sua equipe, pois, além dos fatores operacionais, toda contratação deve ser pensada de forma estratégica. É preciso ter bem claro como aquele profissional irá agregar à empresa e aos resultados do grupo. Portanto, a análise é um documento muito importante, uma vez que é um norteador das ações do líder e uma forma de toda empresa conhecer quais são as funções e atribuições oficiais de cada cargo.
Se a sua empresa ainda não tem, saiba que tanto na hora da contratação como da promoção de seus funcionários é importante ter esse norteador. Por meio dessas informações e do entendimento do que a empresa espera dos seus profissionais, a gestão de pessoas se torna muito mais efetiva.
Pelo viés do colaborador, saiba que também é muito importante para ele compreender quais são suas atribuições oficiais. Inclusive, uma das maiores reclamações dos funcionários de empresas em geral é não terem, claramente, um orientador institucional sobre aquilo que fazem e seu papel real na companhia.
5 Dicas para fazer a Análise de Cargos corretamente
Se deseja implementar a análise de cargos na sua empresa e não sabe por onde começar, siga os passos a seguir e garanta que fará um processo organizado e efetivo.
1 – Reúna informações sobre os cargos
O primeiro passo para iniciar uma análise de cargos é reunir informações a respeito de cada cargo. Os colaboradores são cruciais nessa etapa, pois irão descrever todas as suas responsabilidades enquanto contratados de cada função em questão. É importante que eles sejam bem específicos para que nenhum dado seja esquecido.
No início falamos sobre a diferença entre descrição e análise de cargos e aqui os documentos descritivos serão bastante úteis, caso a empresa já tenha algo nesse sentido. Utilize-os para verificar se as informações registradas estão corretas em relação ao que os funcionários disseram.
2 – Avalie a importância de cada atividade
Na etapa anterior foi possível identificar as competências necessárias para a realização de cada atividade. Agora, é hora de avaliar a relevância de cada uma delas, incluindo as tarefas mais importantes de cada cargo e aquelas consideradas mais básicas e que não exigem tanto esforço. Essa avaliação dará uma visão mais ampla a respeito dos cargos.
3 – Pesquise os padrões do mercado
Até aqui a análise foi interna, mas é interessante trazer padrões externos para realizar uma comparação. Desse modo, é necessário pesquisar quais são os padrões do mercado para os mesmos cargos. O que os colaboradores de outras empresas nas mesmas posições estão fazendo? Qual sua formação? Quanto mais dados conseguir, melhor, pois terá uma visão mais ampla.
4 – Faça uma revisão nas descrições de trabalho
Depois de pesquisar e descobrir as competências mais importantes que são necessárias para exercer uma função, faça uma lista de cada tarefa e do conjunto de habilidades que ela exige. Use isso para modificar uma descrição de cargo já existente ou criar uma nova que tenha identificado através de sua análise. Considere suas percepções e as relatadas pelos funcionários.
5 – Utilize as informações obtidas para fazer alterações
Considere a empresa como um todo e defina se as tarefas estão atribuídas corretamente a cada cargo. Se encontrar atividades de um departamento que se encaixariam melhor em outro setor, realize essas modificações.
Durante a análise você também pode descobrir que alguns setores estão sobrecarregados, enquanto outros com menos atribuições. Com os dados obtidos ao longo do processo, é possível encontrar maneiras de alterar as responsabilidades com base nas competências de cada cargo.
Métodos para realizar a Análise de Cargos
Embora necessite de uma pesquisa minuciosa, a análise de cargos é uma tarefa relativamente simples. Confira, a seguir, alguns métodos que podem facilitar o trabalho.
Entrevista com funcionários
A entrevista com os funcionários é um dos métodos mais básicos para a realização da análise de cargos. É importante dar a eles tempo e abertura para que se sintam à vontade para relatar todas as suas funções, mesmo as consideradas mais simples e que são realizadas esporadicamente. Para uma análise eficaz, cada detalhe conta.
Observação do dia a dia de trabalho
Além de ouvir os funcionários, mais um método válido é observá-los em ação. Dependendo do porte da empresa, é possível sugerir que os supervisores façam isso e registrem o que forem vendo. Por mais que a entrevista já possa trazer muitas informações, a observação funciona para confirmá-las ou identificar algo que possa ter passado batido.
Solicitação de relatório de trabalho
Outra estratégia envolve solicitar relatórios diários dos colaboradores com todas as atividades realizadas durante um período, que pode ser de uma semana, por exemplo. Nesse caso, é crucial que eles sejam bastante detalhistas nos relatos e não se esqueçam de registrar nada.
Formulários de pesquisa
Por fim, mais um método envolve o uso de formulários de pesquisa, com perguntas sobre suas funções, a frequência com a qual as tarefas são realizadas e as habilidades que elas exigem. Cada colaborador pode responder essa ficha por escrito e entregar ao responsável para análise ou apenas como uma base para a entrevista.
Benefícios da Análise de Cargos
Como se pode ver, a análise de cargos exige um esforço considerável por parte da organização, por envolver uma pesquisa detalhada. Entretanto, esse esforço tem como resultado diversos benefícios, veja quais são os principais.
Revisão das atribuições de cada cargo
A análise de cargos traz mais clareza sobre cada função dentro da empresa, o que é ótimo para os colaboradores e a organização. Ajuda a evitar sobrecarga de obrigações sobre um único funcionário, a delegar tarefas de modo otimizado, considerando as expertises de cada um, e assim por diante.
Criação de novas formas de avaliação de desempenho
Através da análise de cargos, a empresa pode usar as informações obtidas para atualizar ou criar outras maneiras de avaliar o desempenho da equipe. Uma vez que o conjunto de habilidades necessárias para cada cargo se torna claro, o empregador pode reestruturar as formas de avaliação para verificar de forma mais realista o desempenho dos funcionários.
Determinação de salários
Revisar as atribuições dos cargos também é válido para verificar se os salários de cada cargo estão de acordo com as atribuições e com o mercado. Esse é um benefício de grande importância, afinal, toda empresa deve se esforçar para reter seus talentos e um salário compatível é a medida mais básica para tal.
Melhora no treinamento dos colaboradores
Depois de feita a análise e as modificações das descrições dos cargos, fica mais fácil treinar novos colaboradores. Afinal, se tem uma lista clara com as atribuições de cada posição. Isso torna o processo de treinamento mais objetivo e evita que informações se confundam.
Tornar as contratações mais eficazes
Mais um benefício de grande importância diz respeito às contratações, que se tornam muito mais eficazes. Assim como a clareza em relação a cada cargo facilita o treinamento, isso também se aplica ao processo de recrutamento, pois a empresa sabe exatamente o que está buscando e o profissional selecionado já chega sabendo exatamente o que esperam dele.
Se você lidera uma equipe, é importante usar a análise de cargos a seu favor e, também, para impulsionar os resultados de sua liderança em todos os sentidos.
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