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Entenda as Rotinas do Departamento Pessoal

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Duncan Andison/Shutterstock O Departamento Pessoal cuida de todas as relações envlovendo uma empresa e seus colaboradores

Muitas pessoas confundem as rotinas do departamento pessoal com as responsabilidades do setor de recursos humanos. Conhecer a distinção entre essas áreas é essencial, principalmente para os gestores saber a quem recorrer quando precisam garantir os direitos de seus colaboradores ou investir em melhorias para que eles se sintam constantemente valorizados e motivados a colaborar com os resultados almejados.  

Enquanto o RH atua no processo de recrutamento e seleção, na divulgação de vagas e na capacitação de funcionários, além de outras funções relacionadas ao planejamento sobre os benefícios e salários e otimização do clima organizacional, o departamento pessoa se limita à parte burocrática na relação funcionário/empresa, ocupando-se exclusivamente no cumprimento da legislação trabalhista e eventuais fiscalizações sindicais. Embora essas diferenças, ambas são fundamentais para o bom funcionamento da organização e, na grande maioria das vezes, estão relacionadas entre si.  

Neste post, vamos nos atentar mais sobre as rotinas do departamento pessoal. Os profissionais desse setor são responsáveis por garantir a organização e manutenção de todas as documentações exigidas durante a contratação e demissão de funcionários, fiscalização do ponto, elaboração de planilhas e folhas de pagamento para encaminhá-las ao departamento financeiro, entre outras. Também acompanham o cumprimento das normas de higiene e segurança do trabalho, além de prestar o devido atendimento à justiça trabalhista. Em empresas de pequeno porte, geralmente, a maioria dessas atividades é atribuída a escritórios de contabilidade.

Principais Rotinas do Departamento Pessoal

Como você deve ter percebido, as rotinas do departamento pessoal são muito importantes para a empresa manter um quadro de funcionários seguindo as legislações trabalhistas. Existem diversos tipos de vínculos empregatícios como, por exemplo, o formal, o de estágio e o terceirizado. Para cada um deles, a empresa deve seguir as regras determinadas em lei, caso contrário terá problemas com a justiça trabalhista e até mesmo poderá sofrer processos de funcionários, comprometendo a sua imagem no mercado.

O DP, portanto, é o setor especializado na realização de todas as burocracias necessárias para garantir os diretos e deveres dos trabalhadores e da empresa. Por esse motivo a sua rotina é ligada a cálculos de diversos tipos de valores e entregas no prazo estipulado. Entre as principais tarefas do setor, estão:

Procedimentos admissionais

O DP auxilia o RH na contratação de novos funcionários, na medida em que prepara toda a documentação necessária para efetivar esse procedimento, como registro adequado na carteira profissional, elaboração do contrato de trabalho, formulários de exames médicos, entre outros.

Fiscaliza o ponto

O ponto é a forma de provar o comparecimento ao trabalho, duração da jornada diária e pausas realizadas pelos funcionários, por isso, seu funcionamento deve ser fiscalizado adequadamente e possíveis necessidades de manutenção identificadas e realizadas rapidamente. Essa tarefa está entre as responsabilidades do DP.  

PIS / FGTS

Também cabe ao DP fazer a inscrição dos funcionários no PIS (Programa de Integração Social), fazer o cálculo do FGTS (Fundo de Garantia Por Tempo de Serviço) e enviar os valores ao financeiro para a realização dos depósitos.

Entrega de vale-transporte e cesta básica

O departamento pessoal é o responsável por entregar mensalmente o vale-transporte aos colaboradores e, quando há, também o benefício da cesta básica.

Folha de Pagamento

O setor cria as folhas de pagamento, com todas as informações e valores e envia ao departamento financeiro para que ele faça os depósitos dos salários mensais de todos os profissionais. Cálculo de férias e de 13º também são feitos pelo DP.

Procedimentos demissionais

Entre as rotinas do Departamento Pessoal também estão inclusos os procedimentos necessários para efetuar o desligamento de funcionários, como assuntos relativos ao aviso prévio, baixa de contrato de trabalho, cumprimento dos termos de rescisão, acompanhamento do colaborador para realizar a homologação junto ao sindicato, entre outros.

Fornecimento de dados do trabalhador ao governo

Algumas entidades governamentais solicitam das empresas dados de cunho social de seus trabalhadores para levantamento de estudos, pesquisas, projetos e programas relacionados ao mercado de trabalho.  O recolhimento dessas informações é realizado por meio de sistemas oficiais, como o SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social da Caixa Econômica Federal, RAIS – Relação Anual de Informações Sociais, solicitado pelo Ministério do Trabalho para controle da atividade trabalhista no país e o CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, que deve ser preenchido sempre que uma pessoa entra ou sai da organização.

Além disso, também são encaminhadas outras informações como o DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte, que é demandada anualmente pela Receita Federal para verificar o valor total dos rendimentos pagos ou creditados durante o ano base aos colaboradores. Esse procedimento permite que os contribuintes com retenção do IRRF façam sua declaração de ajustes e sejam restituídos adequadamente.

Invista no Departamento Pessoal

Como precisa lidar todo tempo com muitas pessoas, dos mais diversos perfis, as empresas precisam investir continuamente no desenvolvimento dos seus Departamentos Pessoal.

Além de infraestrutura técnica para realizar, com eficiência e assertividade, o seu trabalho, é importante que esses profissionais também possam contar com o aprimoramento das suas competências e ofereçam melhorias e técnicas mais atuais para otimizar o trabalho do setor.  

Para isso, minha dica aos empreendedores é investir em Coaching! Levem os benefícios da formação Professional & Self Coaching – PSC para seus colaboradores (melhor gestão do tempo, dos processos e das pessoas) e tenha um Departamento Pessoal ainda mais motivado, preparado e resolutivo!

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