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Aplique Dinâmicas de Organização na sua Empresa

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Stokkete/Shutterstock Um ambiente limpo e organizado ajuda os colaboradores a serem mais produtivos em seu trabalho

Um dos fatores que mais colaboram para a qualidade do ambiente de trabalho é a organização do mesmo. Papéis fora lugar, mesas cheias de objetos sem uso, lixeiras cheias, documentos não catalogados e espalhados aleatoriamente pelo departamento, restos de alimentos e até mesmo sujeiras, com certeza, tornam mais insalubres os dias do colaborador, que também precisa que os fatores de higiene pessoal sejam seguidos e respeitados.

Por isso mesmo, é importante aplicar dinâmicas de organização na sua empresa para evitar que problemas desta natureza, de eventuais se tornem frequentes. Ter esta visão sistêmica é importante porque além de atender aos funcionários, a organização também deve fortalecer sua imagem juntos aos seus clientes e parceiros, portanto, quanto mais organizada e limpa, melhor.

Para solucionar o problema, existem diversos tipos de ferramentas que podem auxiliar na gestão das pessoas no que tange à gestão da qualidade do ambiente comum onde todos estão inseridos. Vamos conhecer uma que eu mesmo uso em minha empresa e que pode melhorar seus resultados também.

5S – A Ferramenta que Ajuda na Organização da sua Empresa

Apesar de não haver num consenso sobre a sua criação, o fato é que o 5S é uma ferramenta de origem oriental e cujos cinco aspectos representam respectivamente – “Seiri, Seiton, Seisô, Seiketsu e Shitsuke”. Traduzidos, estes termos correspondem a processos fundamentais para a organização do clima: “classificar, organizar, limpar, padronizar e manter”.

Estas palavras por si só já esclarecem a ideia do 5S, por isso, quando este sistema é colocado em prática, logo vemos as mudanças e os benefícios de organizar e manter esta ordenação na empresa. Entretanto, para que este modelo surta o efeito desejado é essencial que os colaboradores estejam engajados e comprometidos em fazer as mudanças necessárias.

Isso que dizer que o método pressupõe, em primeiro lugar, uma mudança de crenças e comportamentos por parte das pessoas, pois por mais que os processos sejam positivos e claros, sem a participação dos funcionários os resultados não são alcançados. O primeiro passo para isso, é entender como o 5S funciona. Continue lendo e saiba como usar esta poderosa ferramenta.

Como Usar o 5S em sua Organização

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Leigh Prather/Shutterstock O 5S é uma poderosa ferramenta de organização da empresa e de seus ambientes

Seiri (Classificar) – a classificação consiste em analisar o ambiente ou mesa de trabalho e classificar o que fica e o que sai, ou seja, fazer uma triagem completa dos objetos, documentos e deixar apenas o que é realmente útil. Isso também inclui limpar sua área de trabalho do computador, pastas internas, eliminando arquivos sem uso, antigos e deixando espaço em seu HD mais livre e sua tela mais clean.

Seiton (Organizar) depois de classificar todos os objetos é hora de descartar o que você não precisa mais e devolver aos lugares certos os materiais. Procure manter em sua mesa ou à sua mão apenas aquilo que realmente tenha utilidade. Lembre-se que, às vezes, menos é mais! Desapega!

Seisô (Limpar) o terceiro passo é cuidar da limpeza do ambiente e de sua baia de trabalho, deixando tudo perfeitamente limpo e cuidado para que você tenha mais qualidade e conforto ao trabalhar e fazer suas tarefas.

Seiketsu (Padronizar) a padronização consistem em instituir as três regras de organização anteriores de forma frequente e não apenas em campanhas ou datas isoladas. Ou seja: o ato de classificar, organizar e limpar devem ser cuidados constantes e uma consciência sempre respeitada e defendida.

Shitsuke (Manter) depois de fazer todos estes S, por fim, é preciso trabalhar efetivamente para manter esta organização, que só traz benefícios ao ambiente e às pessoas. Esta manutenção, porém, depende do comprometimento da equipe e de sua colaboração direta. Por isso, mantenha-se participativo e reconheça as melhorias que o 5S traz à empresa e ao nosso dia a dia.

Como podemos perceber o 5S é uma ferramenta de simples aplicação e claro entendimento, e que ao ser implantado traz efeitos imediatos à organização da empresa, como por exemplo, melhoria da produtividade e foco. Para tanto, a empresa deve buscar fazer campanha de conscientização, estimular a organização e dar o exemplo por meio de seus líderes.

Além disso, o método é tão efetivo que também pode ser aplicado em âmbito pessoal, para organizar sua casa e levar mais qualidade de vida também para este ambiente. Aproveite esta dica, faça seu 5S agora mesmo e espalhe seus benefícios para todos à sua volta.

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