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Como Funciona uma Auditoria Externa e Como se Preparar Para Ela?

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Andrey Popov/Shutterstock As auditorias externas servem para aferir se as empresas estão realmente respeitando as normas no que tange seus processos internos

Toda empresa que, deseja crescer e expandir sua atuação no mercado; deve sempre estar atenta aos seus processos de gestão e buscar desenvolvê-los continuamente. Neste sentido, para averiguar se as organizações estão realmente respeitando as normas, às práticas contábeis e controles de qualidade internos; as auditorias externas surgem como uma forma eficaz de avaliação e aprimoramento.

Uma auditoria externa ou auditoria independente, como o nome mesmo sugere, é realizada por uma empresa de fora, contratada especificamente para realizar esta análise. O auditor, profissional responsável por realizá-la, também não tem nenhum vínculo empregatício com organização avaliada e, estes são critérios que atestam ainda mais a credibilidade deste processo.

Mas e na prática, como ela funciona? Como se preparar para uma auditoria externa? E o que as empresas devem fazer antes de serem auditadas? E qual a importância da auditoria para as organizações?

A seguir vou discorrer sobre estes assuntos, explicar como este procedimento é benéfico e porque traz tantos resultados positivos para as empresas. Confira!

Como se Preparar Para Uma Auditoria Externa?

Antes de passar por uma auditoria externa, a organização deve se preparar, internamente, para ser interpelada. Isso significa que deve informar aos seus colaboradores e gestores sobre a importância e objetivos do processo e engajá-los pelo sucesso desta ação.

Após fazer isso e, depois de definir quais partes da empresa serão auditadas, é o momento dos departamentos de Gestão de Pessoas e de Controle da Qualidade começar a mapear todos os processos internos. Isso significa conhecer e estruturar todas as funções e demandas existentes e identificar quais são os pontos de melhoria e as oportunidades de crescimento.

Formar auditores internos também é essencial para ter sucesso na auditoria externa. Neste caso, os próprios colaboradores, após treinamento específico, passam a ser analistas e a cuidar para que todos os setores estejam realmente alinhados com as normas apresentadas.

A intenção, com isso, é engajar os funcionários e apresentar-lhes as formas corretas de realizar o trabalho e, desde já, corrigir as falhas processuais e operacionais. O objetivo é melhorar as práticas diárias e garantir que todas as tarefas sejam executadas dentro do padrão de qualidade definido.

Eliminar estes procedimentos errados é um dos principais objetivos, pois isso melhora fatores como – produtividade, comunicação, gestão de processos, pessoa, finanças, liderança e também a motivação dos colaboradores, que tendo parâmetros claros, conseguem executar melhor suas funções.

Assim, quando chega o momento da auditoria externa todos os membros da empresa estão devidamente preparados para mostrar seu trabalho e responder às perguntas realizadas pelo auditor.  Esta preparação é essencial não apenas para aferir a credibilidade dos processos, mas especialmente para que haja maior qualidade de vida no trabalho.

E mais, para que também se criem organizações realmente comprometidas com a evolução contínua dos seus colaboradores e procedimentos e o respeito às regras vigentes.  O Instituto Brasileiro de Coaching – IBC, minha empresa, já passou por sua própria auditoria externa e este foi um momento maravilhoso de evolução, aprimoramento e crescimento para todos.

E a sua empresa, já passou por isso também? Comente e compartilhe suas impressões abaixo!

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